Er moet een onderscheid gemaakt worden in drie soorten gegevens namelijk;

1. Basisgegevens
De basisgegevens die 7 jaar bewaard dienen te worden. Onder basisgegevens verstaan we onder andere het volgende;

• Grootboek (via uw boekhouder)
• Tellijsten Voorraad
• Verkoop facturen
• Inkoop facturen
• Kasboek
• Controlestroken van het kasboek, pinbonnen
• Bankafschriften
• Loonadministratie (via uw boekhouder)
• Afsprakenagenda`s, vastleggingen op smartphones o.i.d.,
• Paklijsten, leveringsbonnen e.d.

2. Onroerende zaken
Gegevens over onroerende zaken dient u 10 jaar te bewaren (negen jaar volgend op het jaar van ingebruikneming van de onroerende zaak). Dit in verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden.

3. Overige gegevens
Dan hebben we nog de overige gegevens. Hiervoor kunnen met de Belastingdienst afspraken worden gemaakt over kortere bewaartermijn dan 7 jaar. U kunt afspraken maken over:

• De vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch)
• Het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa)

Let op dat deze afspraken altijd schriftelijk vastgelegd dienen te worden en deze afspraken alleen gelden voor de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u alsnog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. 

De bewaarplicht geldt niet alleen voor de papieren administratie maar ook voor computerprogramma´s en bestanden. U moet er dus voor zorgen dat er met deze programma´s en bestanden gewerkt kan worden tijdens een controle. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren (conversie).

Digitaliseren

Het is ook mogelijk om in plaats van een fysiek archief de gegevens digitaal te bewaren. Het digitaal bewaren van de gegevens biedt natuurlijk wat betreft de ruimte die een fysiek archief met zich mee brengt een groot voordeel.

Aan een digitaal archief zitten echter wel een aantal voorwaarden. U dient maatregelen te nemen tegen het verlies van gegevens. Bij verlies aan gegevens moet u niet alleen denken aan het crashen van het systeem maar ook diefstal en brand.